1.      Notas Fiscais modelos 1 e 1^_A e modelo 2 (série D- Nota Fiscal de Venda ao Consumidor) - na parte superior  direita deverá constar o n.º da nota fiscal e a data limite para emissão da mesma.

2.      Em todos os documentos fiscais - na sua parte superior esquerda devem conter dados completos de identificação do contribuinte, como por exemplo : razão social e nome de fantasia (se houver) da empresa, inscrição estadual, CNPJ (MF), endereço completo, data de emissão e data da saída.

3.      No rodapé das notas fiscais modelos 1, 1^_A e 2 – (série D – Nota Fiscal de Venda ao Consumidor) – deverá estar inscrito o número da AIDF – Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, relativa àquele documento fiscal. 

3 - Em quais situações os estabelecimentos deverão emitir  documentos fiscais ? 

Os documentos fiscais deverão ser fornecidos sempre que ocorrer o fornecimento de um bem ou prestação de serviços, ainda que a saída ou a prestação do serviço esteja isenta ou imune do pagamento de impostos.

Tratando especificamente de transações que envolvem a circulação de mercadorias, os estabelecimentos deverão emitir os documentos fiscais nas seguintes situações:

3.1 - Nota Fiscal modelos 1 e 1-A

1.      Sempre que promoverem a saída de mercadorias;

2.      Na transmissão de propriedade de mercadorias, quando estas não devam transitar pelo estabelecimento transmitente;

3.      Sempre que, no estabelecimento, entrarem bens ou mercadorias, real ou simbolicamente, que exija emissão desse documento pela entrada;

4.      No caso de mercadorias cuja unidade não possa ser transportada de uma só vez, desde que o imposto deva incidir sobre o todo;

5.      No reajuste de preços, em virtude de contrato escrito, de que decorra acréscimo do valor das mercadorias;

6.      Na regularização, em virtude da diferença de preços ou de quantidade das mercadorias;

3.2 - Cupom Fiscal

Nas vendas de bens e produtos a consumidor final, em que a mercadoria for retirada pelo próprio comprador.

3.3 - Nota Fiscal modelo 2 (Nota Fiscal de venda a consumidor)

Nas vendas de bens a consumidor final, em que a mercadoria for retirada pelo próprio comprador do estabelecimento. Nas vendas a consumidor final quando o equipamento Emissor de Cupom Fiscal estiver desativado por problema técnico, devidamente informado à Receita Estadual, ou por motivo fortuito como a queda momentânea de corrente elétrica.

4 - Nos casos de vendas de mercadorias isentas, com benefícios fiscais ou imunidade, é necessário a emissão de documento fiscal para acobertar o trânsito e a venda das mesmas ?

De acordo com o Art. 142 do Regulamento do ICMS, quando a operação estiver beneficiada por isenção e por redução de base de cálculo ou amparada por imunidade, não incidência, diferimento ou suspensão de recolhimento do imposto, deverá ser emitida nota fiscal onde constarão essas circunstâncias, bem como será indicado o dispositivo legal ou regulamentar respectivo.

5 - Qual o momento da emissão da Nota Fiscal ?

A Nota Fiscal será emitida:

1.      Antes de iniciada a saída das mercadorias;

2.      No momento do fornecimento de alimentação, bebidas e outras mercadorias, em restaurantes, bares, cafés e estabelecimentos similares;

3.      Antes da transmissão real ou simbólica das mercadorias;

4.      Nas entradas de bens e mercadorias: novas ou usadas, remetidas a qualquer título por particulares, produtores agropecuários ou pessoas físicas ou jurídicas não obrigadas à emissão de documentos fiscais; em retorno, quando remetidas por profissionais autônomos ou avulsos, aos quais tenham sido enviadas para industrialização; em retorno de exposições ou feiras, para as quais tenham sido remetidas exclusivamente para fins de exposição ao público; em retorno de remessas feitas para vendas fora do estabelecimento, inclusive por meio de veículos; importadas diretamente do exterior, bem como as arrematadas em leilão ou adquiridas em concorrências promovidas pelo poder público e por fim, em outras hipóteses previstas em Portaria pelo Gerente de Estado da Receita Estadual.

6 - Qual a destinação das vias da Nota Fiscal nas saídas de mercadorias para destinatários localizados neste Estado ?

1^a. via – acompanhará as mercadorias no seu transporte, para ser entregue, pelo transportador, ao destinatário, que nunca deverá deixar de receber esta via;

2^a. via – terá o destino determinado pelo Gerente de Estado da Receita Estadual;

3^a. via – ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;

4^a. via – terá o destino determinado pelo Gerente de Estado da Receita Estadual.

7 - Nas saídas de mercadorias para destinatários localizados em outros Estados, qual a destinação das vias dos documentos fiscais ?

1^a. via – acompanhará as mercadorias e será entregue, pelo transportador, ao destinatário;

2^a. via – acompanhará as mercadorias e destinar-se-á a fins de controle na unidade da Federação do destinatário;

3^a. via – será retida pelo último Posto Fiscal maranhense por onde a mercadoria transitar;

4^a. via – ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco.

8 - Quais são as características dos principais documentos fiscais que os contribuintes e as pessoas obrigadas à inscrição devem emitir nas operações de vendas de mercadorias e prestação de serviços ?

8.1 - Nota Fiscal (modelo 1 e 1-A)

·          O seu formato é semelhante ao de uma folha de papel tamanho ofício, sendo que o modelo 1 tem disposição vertical e o 1-A horizontal;

·          O tamanho não deverá ser inferior a  21,0  x  28,0 cm e 28,0 x 21,0 cm para os modelos 1 e 1-A, respectivamente, e suas 4 vias não poderão ser impressas em papel jornal;

·          Podem ser impressas por meio gráfico (quando em blocos), ou por sistema de processamento de dados, no formato de formulário contínuo;

·          Deverá conter indicação da data limite para sua utilização, que no nosso Estado é    de 48 (QUARENTA E OITO) meses, a contar da data de sua impressão, e terá sua data discriminada no rodapé do documento fiscal (Dec. 16.085);

·          O campo reservado ao fisco, para aposição do selo fiscal, nos casos de notas impressas antes de junho de 2000, não poderá ser inferior a 8,0 x 3,0 cm em qualquer sentido;

·          A numeração deverá se estender de 001 até 999.999, sendo reiniciada com a mesma designação de série e subsérie quando esse limite for atingido, devendo nos casos de blocos de notas fiscais, serem enfeixados com no mínimo 20 (vinte), e no máximo 50 (cinqüenta) notas.

8.2 - Nota Fiscal (modelo 2)

·          A Nota fiscal modelo 2, série D (Nota Fiscal de Venda ao Consumidor), é o documento fiscal emitido de forma manual, para acobertar aquisições em que o próprio consumidor transporta a mercadoria adquirida;

·          Deverá conter obrigatoriamente os dados do emitente (nome da empresa, inscrição estadual, CNPJ(MF), endereço completo, data de emissão e o número da AIDF – Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (no rodapé);

·          Será emitida  em operações   de   venda  à  vista,   a  consumidor   não    contribuinte   do  imposto, em 2 vias, sendo a primeira destinada ao consumidor e a segunda ficará presa ao bloco para exibição ao fisco. 

8.3 - Cupom Fiscal:

·          Será emitido por Emissor de Cupom Fiscal – ECF, devidamente autorizado pela GERE, com selo próprio afixado no equipamento, nas vendas à vista a consumidor final, nos casos em que a mercadoria seja retirada pelo próprio comprador;

·          Deverá conter obrigatoriamente, na parte superior do documento fiscal a expressão “Cupom Fiscal”, além dos  os dados do contribuinte (nome da empresa, inscrição estadual, CNPJ (MF), endereço completo e data de emissão);

·          No rodapé do cupom fiscal deverão constar as informações de marca e modelo do equipamento, logotipo fiscal e  BR estilizado. 

1 – No caso de uso concomitante de nota fiscal e nota fiscal fatura;

2 – Quando houver determinação por parte do fisco, para separar as operações de entrada e saída.

Os contribuintes deverão utilizar documentos fiscais de séries distintas, sempre que realizarem:

1.       Ao mesmo tempo, operações ou prestações de serviços sujeitas e não sujeitas ao ICMS;

2.       Vendas fora do estabelecimento, inclusive por meio de veículos;

3.       Operações com produtos estrangeiros de importação própria, inclusive nas vendas particulares;

4.       Operações com produtos estrangeiros adquiridos no mercado interno, inclusive nas vendas a particulares;

5.       Operações de saída de mercadorias, armazenadas em depósito fechado ou armazém geral, que não devam transitar pelo estabelecimento depositante.

10 - Qual o documento que poderá ser utilizado para acobertar saídas de mercadorias sujeitas ou não ao imposto, por pessoas não inscritas no Cadastro de Contribuintes ?

11 - Quais as principais características da Nota Fiscal Avulsa ?

Na Nota Fiscal Avulsa deverão constar as seguintes indicações:

1.      Denominação “Nota Fiscal Avulsa”;

2.      Número de ordem e número de via;

3.      Nome e endereço do remetente;

4.      Nome e endereço do destinatário;

5.      Natureza da operação;

6.      Data de emissão;

7.      Discriminação dos objetos ou mercadorias;

8.      Nome do transportador, seu endereço, placa do veículo e despesas acessórias de frete e seguro, por conta do destinatário;

9.      Destaque do imposto, quando for o caso.

12 - Qual a quantidade de vias da Nota Fiscal Avulsa e a destinação de cada uma delas ?

A Nota Fiscal Avulsa será emitida em 04 (quatro) vias que terão a seguinte destinação:

1.      A 1^a. via acompanhará os objetos ou mercadorias no seu transporte, para ser entregue pelo transportador ao destinatário;

2.      A 2^a. via ficará em poder da repartição expedidora;

3.      A 3^a. via acompanhará os objetos ou mercadorias e destinar-se-á a fins de controle na unidade da Federação do destinatário, quando se tratar de operação interestadual;

4.      A 4^a. via ficará em poder do remetente.

13 - Nos casos de aquisição de mercadorias em outros Estados, como identificar a autenticidade de uma nota fiscal ?

Para assegurar-se da autenticidade de uma nota fiscal oriunda de outro Estado da Federação, deve-se observar se a mesma contém registro por impressão de dados, após sua digitação no Posto Fiscal de divisa estadual ou, na falta deste, com o selo fiscal série “C” aposto no anverso do documento fiscal.

Outra informação importante é a situação cadastral da empresa que emite a nota ou adquire a mercadoria. Se a nota fiscal é emitida por empresa que tenha o cadastro inativo, suspenso ou cancelado, existe uma situação de irregularidade.

14 - Como fazer para identificar se uma empresa do Maranhão ou de outro Estado está com cadastro regular ?

Para consultar o cadastro do ICMS da Receita Estadual e das demais Secretarias de Fazenda de outros Estados, basta acessar a Página da Receita Estadual na Internet (www.gere.ma.gov.br) e consultar na Guia Consulta ao Cadastro de Contribuintes, para obter informações públicas cadastrais das empresas de todo o Brasil, informando-se quais estão em situação regular, ou de irregularidade (suspensas, canceladas, inativas e outras situações).

15 - Quais os documentos fiscais considerados inidôneos, para todos os efeitos fiscais, fazendo prova apenas em favor do fisco ?

Todo aquele documento que se enquadrar nas situações abaixo:

1.      Omita as indicações determinadas na legislação;

2.      Não seja o legalmente exigido para a respectiva operação ou prestação;

3.      Não guarde as exigências ou requisitos previstos na legislação;

4.      Contenha declarações inexatas, esteja preenchido de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza;

5.      Apresente divergências entre os dados constantes de suas diversas vias;

6.      Não esteja autenticado, na forma estabelecida pelo Gerente de Estado da Receita Estadual;

7.      Seja emitido por contribuinte cuja inscrição tenha sido baixada;

8.      Tenha sido declarado, por ato da Receita Estadual, desaparecido ou extraviado.

16 - Quais as situações nas quais poderemos considerar um documento fiscal como FALSO ?

1.      Aquele que tenha sido confeccionado sem a devida autorização fiscal;

2.      Aquele que embora revestido das formalidades legais, tenha sido utilizado com intuito comprovado de  fraude;

3.      Aquele emitido por contribuinte fictício ou que não mais exercite suas atividades.

17 - Quais os INDÍCIOS de irregularidade em documentos fiscais ?

1.      Inexistência de selo fiscal para documentos confeccionados até junho de 2000, excetuando-se as notas fiscais impressas em formulários contínuos;

2.      Selo fiscal mal colocado ou recolados sobre a primeira via do documento fiscal;

3.      Mercadorias originárias de localidades reconhecidamente não produtora ou     distribuidora do produto constante do documento fiscal;

4.      Data de emissão anterior ao da impressão da NF;

5.      Omissão do número e data da AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais), no rodapé ou lateral da NF;

6.      Lançamento de quantidades e valores sem pontuação;

7.      Contenha declarações inexatas, esteja preenchida de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudique a clareza;

8.      Omissão do preenchimento das quantidades e valor do ICMS por extenso, em se tratando de nota fiscal do produtor ou avulsa, de emissão da GERE;

9.      Tonalidades diferentes, nas diversas vias, em reprodução carbonadas;

10.   Falta da indicação da natureza da operação;

11.   Ausência das datas de emissão da nota fiscal e saída dos produtos;

12.   Modelo e série da nota fiscal, incompatíveis para a operação;

13.   Nas operações com gado bovino, em que seja exigido o Registro Genealógico e a numeração, cor e demais características do animal, informado no documento, não corresponder com o(s) animal(is) transportado(s);

14.   Vias de uma mesma nota fiscal, que não guardem correspondência em relação aos dados obrigatoriamente impressos, à grafia ou autenticação;

15.   Nota fiscal acobertando mercadorias tributadas sem o destaque do ICMS;

16.   Nota fiscal registrando dados com valores inferiores à realidade (subfaturamento);

17.   Documento fiscal emitido com grafia ou cor  diferentes. Ex:  dados do destinatário e dos produtos;

18.   Omita as   indicações determinadas na legislação;

19.   Seja emitida por contribuinte cuja inscrição tenha sido baixada;

20.   No caso da não existência dos dados: nome da empresa, CGC(MF), inscrição estadual e AIDF se for o caso, o documento fiscal não deverá ser aceito.

18 - Como proceder nos casos de desconfiança da idoneidade das notas fiscais e das empresas fornecedoras ?

19 - Como proceder nos casos de consultas sobre a validade de notas fiscais ou outros documentos que os órgãos públicos tenham alguma desconfiança ?

20 - PRAZOS  DE  VALIDADE  - NOTAS  FISCAIS